Salah satu persyaratan mutlak
yang dibutuhkan oleh suatu laboratorium lingkungan bila ingin diakreditasi oleh
Komite Akreditasi Nasional (KAN) dan diregistrasi oleh Kementerian Lingkungan
Hidup (KLH) adalah dokumentasi sistem manajemen mutu. Perlu dipahami bahwa
dokumentasi sistem manajemen mutu bukan dipersiapkan oleh asesor laboratorium,
tetapi dokumen tersebut harus dibuat dan diterapkan oleh pihak laboratorium
yang bersangkutan. Setiap unsur atau bagian laboratorium harus terlibat dalam
proses pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi yang
berhubungan dengan sistem manajemen mutu. Dengan demikian setiap personil
laboratorium merasa memiliki, memahami, menerapkan dan memelihara serta
melakukan perbaikan dokumentasi sistem manajemen mutu yang telah ditetapkan.
Dokumen adalah informasi dan
media pendukungnya. Dalam hal ini dokumen dapat berupa pernyataan kebijakan,
prosedur, spesifikasi, tabel kalibrasi, grafik, buku teks, poster, memo,
perangkat lunak, gambar, rencana dan lain-lain. Dokumen tersebut dapat dalam
berbagai media baik berupa kertas/cetakan, disket magnetik, atau elektronik,
dan mungkin dalam bentuk digital, analog, fotografik/optik. Sekumpulan dokumen,
misalnya spesifikasi dan rekaman, acapkali dinamakan dokumentasi. Karena itu, laboratorium harus menetapkan dan
memelihara prosedur untuk mengendalikan semua dokumen yang merupakan bagian
dari sistem manajemen (dibuat secara internal atau dari sumber eksternal),
seperti peraturan, standar, metode pengujian dan/atau kalibrasi, gambar,
perangkat lunak, spesifikasi, instruksi, panduan dan lain sebagainya.
Dokumentasi sistem manajemen
mutu digunakan oleh laboratorium lingkungan sebagai acuan yang pasti untuk
penerapan sistem manajemen mutu sehingga dapat menjaga konsistensi mutu data
hasil parameter kualitas lingkungan. Dengan adanya dokumen tersebut maka dapat
dihindari pengertian ganda terhadap penerapan panduan mutu, prosedur, metode,
instruksi kerja atau adanya tumpang tindih tanggung jawab, wewenang dan uraian
kerja personil laboratorium. Selain itu, dokumentasi sistem manajemen mutu
mampu memberikan jaminan dan menumbuhkan kepercayaan bagi pihak pelanggan bahwa
laboratorium konsisten dalam menghasilkan mutu data pengujian parameter
kualitas lingkungan.
Penerapan sistem manajemen mutu
pada dasarnya menerapkan filosofi jaminan mutu yaitu setiap kegiatan
operasional laboratorium yang dihasilkan tidak asal betul saja tetapi harus
betul sejak awal. Karena itu, setiap unsur atau bagian laboratorium harus diorganisasikan
dengan keterpaduan total dan pengendalian terhadap semua elemen laboratorium
sehingga terjalin kerja sama yang baik. Unsur-unsur tersebut mencakup aspek
organisasi dan manajemen, sumber daya laboratorium, serta sistem
pengendaliannya. Dokumentasi sistem manajemen mutu merupakan suatu dokumen atau
seri dokumen sederhana yang berisi pernyataan tentang kebijakan dan sasaran
mutu serta menjelaskan tentang langkah praktis yang digunakan dalam menerapkan
dan memantau kesesuaian kegiatan operasional yang telah ditetapkan.
Manajemen laboratorium
hendaknya menentukan dokumentasi termasuk rekaman yang relevan yang diperlukan
untuk menetapkan, mengimplementasikan dan memelihara sistem manajemen mutu
serta mendukung operasi proses organisasi yang efektif dan efisien. Sifat dan
jangkauan dokumentasi hendaknya memenuhi persyaratan kontrak, persyaratan
undang-undang dan peraturan, kebutuhan dan harapan pelanggan, dan pihak lain
yang berkepentingan dan hendaknya sesuai bagi organisasi laboratorium.
Dokumentasi dapat dalam bentuk atau media apapun yang sesuai dengan kebutuhan
organisasi.
Untuk menyediakan dokumentasi
yang memenuhi kebutuhan dan harapan pihak yang berkepentingan, manajemen
laboratorium hendaknya mempertimbangkan:
a)
persyaratan kontrak dari pelanggan dan pihak lain
yang berkepentingan;
b)
keberterimaan standar internasional, nasional dan
regional;
c)
persyaratan undang-undang dan peraturan yang
relevan;
d)
keputusan organisasi laboratorium;
e)
sumber informasi eksternal yang relevan dengan
perkembangan kompetensi organisasi laboratorium; dan
f)
informasi tentang kebutuhan dan harapan pihak yang
berkepentingan.
Secara hirarki, dokumentasi
sistem manajemen mutu laboratorium dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 1:
Hirarki dokumentasi sistem manajemen mutu laboratorium lingkungan
0 komentar:
Post a Comment