Kaji Ulang Permintaan, Tender dan Kontrak Secara Administrasi di Laboratorium Lingkungan

Ditulis Oleh : cak war | Anwar Hadi

Kaji Ulang Permintaan, Tender dan Kontrak Secara Administrasi di Laboratorium Lingkungan

Untuk memastikan bahwa laboratorium lingkungan dapat melaksanakan kegiatan pengujian parameter kualitas lingkungan sesuai kebutuhan pelanggan atau pihak lain yang berkepentingan maka laboratorium harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk melakukan kaji ulang permintaan, tender dan kontrak. Kaji ulang adalah kegiatan yang dilakukan untuk menentukan kesesuaian, kecukupan dan keefektifan sumber daya laboratorium untuk memenuhi persyaratan yang ditetapkan sehingga dapat mencapai kebutuhan dan harapan pelanggan atau pihak yang berkepentingan.

Kebijakan dan prosedur untuk maksud tersebut harus dapat memastikan bahwa laboratorium mempunyai kompetensi dan sumber daya yang memadai guna mencapai kepuasan pelanggan. Dalam penerapannya kaji ulang permintaan, tender dan kontrak dilakukan secara praktis serta efisien, dan pengaruh aspek keuangan, legal dan jadual waktu harus dipertimbangkan. Dengan melakukan kaji ulang maka pihak laboratorium dan pelanggan dapat menjamin bahwa:

a)    kebutuhan pelanggan terdefinisi dengan jelas;

b) segala sesuatu yang diatur dalam dokumen permintan, tender dan kontrak mempunyai pengertian yang jelas; dan
c) permintaan, tender dan kontrak berda dalam lingkup kemampuan laboratorium.

Setelah dilakukan kaji ulang permintaan, tender dan kontrak, jika ada sumber daya yang tidak tersedia, adanya perbedaan apapun antara pelanggan dan laboratorium, dan suatu persyaratan memerlukan penjelasan tambahan, maka harus diselesaikan terlebih dahulu sebelum pekerjaan dilakukan. Karena itu, setiap kontrak harus dapat disepakati baik secara tertulis maupun lisan oleh pelanggan dan laboratorium.

Bila pelanggan tidak memberikan pernyatan tertulis tentang persyaratan, maka persyaratan pelanggan ditegaskan secara tertulis oleh petugas administrasi laboratorium atau petugas penerima sampel dalam formulir permohonan pengujian. Namun, untuk pelanggan internal kaji ulang permintaan, tender dan kontrak dapat dilakukan dengan cara yang disederhanakan. Bila sumber daya sesuai untuk permintaan, tender dan kontrak, maka pihak laboratorium berkomunikasi dengan pelanggan untuk memastikan bahwa persyaratan yang ditentukan dengan jelas dapat dipenuhi.

Dalam pelaksanaannya di laboratorium, kaji ulang permintaan, tender dan kontrak dilakukan baik secara administrasi maupun teknis. Kaji ulang administrasi adalah kaji ulang yang dilakukan untuk mengetahui apakah secara administrasi laboratorium dapat memenuhi kesesuaian persyaratan dalam kontrak. Kaji ulang secara administrasi dilakukan oleh manajer administrasi laboratorium atau staf yang ditunjuk. Kaji ulang ini dilakukan meliputi, antara lain:

a) persyaratan yang ditentukan oleh pelanggan, termasuk persyaratan untuk penyerahan dan kegiatan pasca penyerahan laporan hasil pengujian. Jika pelanggan menetapkan batas waktu penyerahan laporan pengujian maka pihak laboratorium harus memastikan apakah batas waktu yang disyaratkan oleh pelanggan tersebut dapat dipenuhi atau tidak. Dalam keadaan beban kerja laboratorium cukup padat, maka pihak laboratorium harus menyampaikan kepada pelanggan dan bersama-sama dengan pelanggan untuk mencari penyelesaiannya. Laboratorium dapat mengusulkan untuk melakukan subkontrak kepada laboratorium lain yang kompeten atau pihak pelanggan tetap menyerahkan sampel dengan konsekuensi waktu yang lebih lama dari biasanya. Dengan demikian, terjadi kesepakatan antara pihak laboratorium dan pelanggan terhadap waktu penyerahan laporan pengujian. Selain itu, pengiriman hasil pengujian melalui telepon, teleks, faksimili, atau perangkat elektronik lainnya juga harus dalam kesepakatan pihak laboratorium dan pelanggan.

b)   persyaratan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan tetapi perlu untuk penerapan yang ditentukan atau yang dimaksudkan. Sebagai contoh, pada saat laboratorium menerima sampel untuk dianalisis dengan tujuan penegakkan hukum sebagai bagian dari pembuktian adanya suatu kasus lingkungan maka setiap tahapan yang dilakukan harus disertakan dengan berita acara pemeriksaan (BAP).

c)  persyaratan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan pengujian. Bila hasil pengujian digunakan untuk pemenuhan persyaratan peraturan perundang-undangan, maka pihak laboratorium harus mampu memberikan informasi tentang peraturan perundang-undangan yang terkait. Jika diperlukan, nilai batasan peraturan seperti nilai ambang batas atau baku mutu dicantumkan dalam laporan pengujian sehingga dapat dijadikan pembanding dengan hasil pengujian. Bila pelanggan meminta opini dan interpretasi terhadap hasil pengujian untuk dibandingkan dengan peraturan perundang-undangan maka laboratorium harus mendokumentasikan dasar yang digunakan untuk membuat opini dan intepretasi tersebut.

d)  persyaratan tambahan apa pun yang ditentukan oleh laboratorium. Umumnya pada saat sampel diterima di laboratorium, pihak pelanggan diminta untuk membayar sejumlah biaya sebagai uang muka biaya pengujian. Bila pelanggan meminta percepatan waktu penyerahan laporan pengujian dari kondisi biasanya, maka tambahan biaya harus dalam persetujuan antara pihak laboratorium dengan pelanggan. Selain itu, beban pembayaran pajak berkaitan dengan pengujian harus disepakati sebelum pekerjaan pengujian dilakukan.