Peningkatan Berkelanjutan Berkaitan dengan Aspek Manajemen
dan Administrasi di Laboratorium Lingkungan
Peningkatan
berkelanjutan berkaitan dengan aspek manajemen diawali dengan melakukan analisis
dan evaluasi rekaman penerapan kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, tindakan
perbaikan, tindakan pencegahan dan kaji
ulang manajemen. Ketika hasil analisis dan evaluasi menunjukkan bahwa
efektifitas dan efisiensi penerapan faktor-faktor tersebut perlu ditingkatkan,
maka manajer puncak dibantu para manajer lainnya menetapkan sasaran yang harus
dicapai.
Sebagai contoh,
berdasarkan hasil asesmen terakhir dari badan akreditasi telah ditemukan 10
ketidaksesuaian penerapan sistem manajemen mutu di laboratorium lingkungan.
Sehubungan dengan hal tersebut, maka laboratorium harus menetapkan sasaran mutu
tahun berikutnya tidak lebih dari 10 temuan ketidaksesuaian. Ketika sasaran
peningkatan tersebut ditetapkan, maka manajer mutu dibantu dengan tim internal
audit mencari solusi yang paling mungkin untuk mencapai sasaran tersebut dengan
mempertimbangkan sumber daya yang tersedia.
Selain mengoptimalkan
sumber daya yang ada, proses komunikasi merupakan faktor yang menentukan
keberhasilan pencapaian sasaran tersebut. Dengan menjalin komunikasi yang efektif, maka seluruh personil
laboratorium dapat menyadari relevansi dan pentingnya kegiatan mereka dan
bagaimana mereka dapat berkontribusi dalam pencapaian tujuan sistem manajemen.
Karena itu, sosialisasi kebijakan mutu dan sasaran mutu yang berkaitan dengan
peningkatan berkelanjutan dan efektifitas sistem manajemen kepada seluruh
personil di semua tingkatan organisasi laboratorium lingkungan harus dilakukan.
Usaha lain untuk mencapai
keberhasilan sasaran tersebut adalah semua personil laboratorium diikutsertakan
untuk berpartisipasi dalam kegiatan kaji ulang manajemen. Dengan
mengikutsertakan semua personil laboratorium, maka mereka merasa ikut terlibat
dalam membuat keputusan untuk melakukan perubahan tersebut. Disamping itu, pelatihan
penyegaran sistem manajemen mutu laboratorium termasuk permasalahan yang
dihadapi oleh laboratorium harus dilakukan untuk meningkatkan pemahaman
penerapan sistem manajemen mutu berdasarkan ISO/IEC 17025: 2005.
Setiap akhir tahun manajer mutu dan tim audit internal mengukur, memverifikasi,
menganalisis dan mengevaluasi hasil implementasi perubahan yang dilakukan berdasarkan
efektifitas dan efisiensinya untuk mengetahui apakah sasaran peningkatan
berkaitan dengan aspek manajemen tersebut telah dipenuhi atau belum. Bila hasil
evaluasi tersebut dinyatakan telah memenuhi sasaran peningkatan berkaitan
dengan aspek manajemen, maka hal tersebut merupakan acuan yang dapat digunakan
sebagai bahan untuk melakukan peningkatan berkelanjutan.
Ketika
laboratorium menerima pengaduan maupun umpan balik pelanggan atau pihak lain
yang berkepentingan baik yang bersifat positif maupun negatif, maka
laboratorium harus melakukan rekapitulasi diakhir tahun. Jumlah pengaduan
maupun umpan balik yang diterima dapat digunakan sebagai dasar untuk melakukan
peningkatan berkelanjutan khususnya dalam hal pelayanan laboratorium. Jumlah
pengaduan harus menurun dari tahun ke tahun seiring dengan peningkatan
pelayanan yang diberikan oleh laboratorium.
Untuk
menurunkan jumlah pengaduan, manajer administrasi harus mengkomunikasikan
kepada staf administrasi mengenai pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan,
demikian juga persyaratan perundang-undangan dan peraturan lainnya. Peningkatan
berkelanjutan berkaitan dengan aspek administrasi khususnya penetapan sasaran
penurunan jumlah pengaduan akan berhasil jika didukung dengan keberhasilan
peningkatan berkelanjutan berkaitan dengan aspek teknis dan manajemen.
0 komentar:
Post a Comment