Prosedur Pengendalian Rekaman Mutu dan Teknis
Laboratorium Lingkungan
Prosedur pengendalian rekaman mutu dan teknis ditetapkan, diterapkan dan
dipelihara oleh seluruh personil di semua tingkatan organisasi laboratorium
lingkungan bertujuan untuk mengendalikan rekaman teknis dan rekaman mutu yang
merupakan bagian dari penerapan sistem manajemen mutu laboratorium. Prosedur pengendalian rekaman meliputi antara lain:
1) Pengumpulan
Seluruh aktifitas yang merupakan bagian dari penerapan sistem manajemen
mutu yang dilakukan oleh personil di semua tingkatan organisasi laboratorium
harus direkam sebagai bukti bahwa kegiatan telah dilakukan. Dalam hal ini,
rekaman dapat dalam berbagai bentuk media, misalnya dicatat dalam buku harian,
formulir, laporan, log book, work sheet
atau dalam media elektronik yaitu komputer. Rekaman setiap pengujian parameter
kualitas lingkungan harus berisi informasi yang cukup untuk memudahkan, jika
mungkin, diidentifikasi berbagai faktor yang mempengaruhi ketidakpastian dan
untuk memungkinkan pengujian diulang dalam kondisi yang mendekati kondisi
aslinya. Rekaman-rekaman tersebut harus mencakup identitas personil yang
bertanggung jawab untuk pengambilan sampel, pelaksanaan setiap pengujian dan/atau
kalibrasi serta pengecekan hasil. Namun dalam bidang-bidang tertentu boleh jadi
tidak mungkin atau tidak praktis untuk menyimpan rekaman semua pengamatan asli.
2) Identifikasi
dan pemberian indek
Semua rekaman
data yang berhubungan dengan pengujian dan/atau kalibrasi harus dapat mudah dibaca
dan harus disimpan serta dipelihara sedemikian rupa sehingga rekaman tersebut, apabila
diperlukan, dapat mudah diperoleh kembali dengan cepat sampai batas waktu yang
ditentukan. Karena itu, seluruh rekaman harus diidentifikasi dengan pemberian
indek yang jelas. Pengamatan, data dan perhitungan harus direkam pada saat
pekerjaan dilaksanakan dan harus dapat diidentifikasi pekerjaan asalnya.
3) Pengarsipan dan
penyimpanan
Penyimpanan rekaman mutu dan
rekaman teknis di laboratorium sekurang-kurangnya minimal 1 (satu) tahun. Hal
ini didasarkan survailen yang dilakukan oleh badan akreditasi diselenggarakan
12 bulan sejak tanggal sertifikat akreditasi diterbitkan. Karena itu, fasilitas
penyimpanan harus dipelihara dan memberikan kondisi akomodasi dan lingkungan
yang memadai sehingga dapat mencegah terjadinya kerusakan, penurunan mutu atau
deteriorasi dan untuk mencegah agar rekaman tidak hilang. Namun untuk rekaman
teknis, antara lain hasil uji banding atau uji profisiensi, temuan asesor dari
badan akreditasi, temuan audit internal, hasil kesepakatan kaji ulang
manajemen, kebijakan mutu, sasaran mutu, harus disimpan lebih lama karena dapat
dipakai sebagai bahan acuan dalam peningkatan berkelanjutan.
4) Pembuatan cadangan dan
pengaksesan
Rekaman yang disimpan secara
elektronik atau komputer harus dilindungi untuk mencegah akses atau amandemen terhadap
rekaman tersebut oleh orang yang tidak berwenang. Karena itu, sedapat mungkin
rekaman berupa file yang disimpan
dalam komputer harus diberi password.
Selain itu, rekaman tersebut tidak hanya disimpan di hard disk saja tetapi harus dibuat back-up dalam compact disk
atau flash disk untuk menghindari
hilangnya data disebabkan kerusakan komputer atau adanya virus yang dapat
menghilangkan atau merusak dokumen dalam file
komputer.
5) Koreksi
Bila terjadi kesalahan dalam
rekaman, setiap kesalahan dicoret, tidak diperkenankan dihapus atau dibuat
tidak kelihatan/dihilangkan, sedangkan nilai yang benar atau koreksiannya
ditambahkan disisinya. Semua perbaikan pada rekaman yang demikian
ditandatangani atau diparaf oleh personil yang melakukan koreksi. Sehubungan
dengan hal tersebut maka pencil, penghapus pencil, dan penghapus pena tidak
diperkenankan digunakan dalam penerapan sistem manajemen mutu di
laboratorium.
Demikian juga pada rekaman
yang disimpan secara elektronik, maka dilakukan tindakan yang sepadan untuk
mencegah hilang atau berubahnya data asli. Berikut ini ilustrasi ketika
melakukan koreksi atas kesalahan dalam rekaman yang harus dilakukan oleh
personil laboratorium.
6) Perlindungan dan
pemeliharaan
Semua rekaman harus
dipelihara dan dilindungi keamanan dan kerahasiaannya dari pihak-pihak yang
tidak berkepentingan. Sebagai tindakan pencegahan dan untuk penerapan prinsip
kehati-hatian maka disarankan bahwa alamat dan nama pemilik sampel uji tidak
diperkenankan dipaparkan dipapan tulis laboratorium atau masih menempel diwadah
sampel sehingga pelanggan lain mengetahuinya. Hal ini untuk menghindari tidak
terjaganya kerahasiaan hak kepemilikan pelanggan disebabkan pertanyaan dari
pelanggan lain atau diberikannya informasi tersebut oleh personil laboratorium.
7) Pemusnahan
Biasanya rekaman disimpan kemudian dimusnahkan sesuai prosedur yang
ditetapkan oleh laboratorium atau peraturan perundang-undangan yang berlaku. Secara umum rekaman dipelihara di
laboratorium selama 1 tahun – 4 tahun kecuali adanya suatu persyaratan khusus
yang mengharuskan rekaman dipelihara lebih lama. Rekaman yang telah melewati
masa simpan harus dimusnahkan oleh personil yang berwenang setelah ditunjuk
oleh pihak manajemen laboratorium.
0 komentar:
Post a Comment