Prinsip Sistem Manajemen Mutu Laboratorium Lingkungan Berdasarkan ISO/IEC 17025: 2005 dan ISO 9000: 2015

Ditulis Oleh : cak war | Anwar Hadi

Prinsip Sistem Manajemen Mutu Laboratorium Lingkungan

Berdasarkan ISO/IEC 17025: 2005 dan ISO 9000: 2015

Untuk memimpin dan mengoperasikan sebuah organisasi laboratorium lingkungan dengan berhasil, maka perlu mengarahkan dan mengendalikannya dengan cara sistematis dan transparan. Keberhasilan organisasi laboratorium dapat tercapai melalui implementasi dan pemeliharaan sistem manajemen mutu yang didesain untuk selalu terus menerus memperbaiki keefektifan dan efisiensi kinerjanya sambil mempertimbangkan kebutuhan semua pihak berkepentingan. Berdasarkan ISO 9000: 2015 tentang sistem manajemen mutu – dasar-dasar dan kosakata (quality management systems – fundamentals and vocabulary), prinsip manajemen mutu yang dapat digunakan oleh organisasi ke arah perbaikan kinerja, adalah:

a)   Fokus pelanggan

      organisasi hendaknya memahami pelanggan atau pihak lain berkepentingan untuk kebutuhan saat ini dan yang akan datang, serta memenuhi persyaratan dan berusaha melebihi harapan pelanggan. Manfaat utama menerapkan fokus pelanggan, diantaranya:

§  meningkatnya nilai pelanggan;

§  meningkatnya kepuasan pelanggan;

§  memperbaiki loyalitas pelanggan;

§  meningkatnya bisnis berulang;

§  meningkatnya reputasi organisasi;

§  memperluas basis pelanggan;

§  meningkatnya pendapatan dan pangsa pasar.

Adapun tindakan yang dilakukan untuk dapat fokus pelanggan, mencakup antara lain:

§  mengenali pelanggan langsung atau tidak langsung sebagai penerima nilai organisasi;

§  memahami kebutuhan dan harapan saat ini dan yang akan datang dari pelanggan;

§  menghubungkan sasaran organisasi dengan kebutuhan dan harapan pelanggan;

§  mengomunikasikan kebutuhan dan harapan pelanggan keseluruh organisasi;

§  merencanakan, mendesain, mengembangkan, menghasilkan, menyampaikan, dan mendukung jasa pelayanan laboratorium dan pelaporan hasil pengujian untuk memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan;

§  mengukur dan memantau  kepuasan pelanggan serta mengambil tindakan yang sesuai;

§  menentukan dan mengambil tindakan terhadap kebutuhan dan harapan yang sesuai pihak berkepentingan yang relevan serta dapat mempengaruhi kepuasan pelanggan;

§  memelihara secara aktif hubungan dengan pelanggan untuk mencapai sukses berkelanjutan.

b)   Kepemimpinan

Pembentukan kesatuan tujuan dan arah serta keterikatan personil laboratorium memungkinkan organisasi menyelaraskan  strategi, kebijakan, dan sumber daya untuk mencapai sasarannya. Sehubungan dengan hal tersebut, pimpinan diseluruh tingkatan organisasi laboratorium menetapkan kesatuan tujuan dan arah serta menciptakan kondisi dimana personil dilibatkan dalam mencapai sasaran mutu organisasi. Beberapa manfaat utama yang potensial dalam kepemimpinan, adalah:

§  meningkatnya   keefektifan      dan      efisiensi dalam mencapai sasaran mutu organisasi;

§  koordinasi  yang  lebih  baik  dari  proses organisasi;

§  meningkatnya komunikasi antar tingkat dan fungsi organisasi;

§  membangun serta meningkatkan kapabilitas organisasi termasuk personilnya untuk menghasikan hasil yang diinginkan.

Tindakan yang dilakukan dalam kepemimpinan, termasuk:

§  mengomunikasikan misi, visi, strategi, kebijakan, dan proses organisasi ke seluruh tingkatan organisasi laboratorium;

§  menciptakan dan mendukung model nilai, keadilan, dan etika, untuk perilaku di seluruh tingkatan organisasi;

§  membangun budaya saling percaya dan integritas;

§  menggalakkan komitmen mutu di keseluruhan tingkatan organisasi;

§  memastikan pimpinan diseluruh tingkatan merupakan contoh positif untuk seluruh personil di semua tingkatan organisasi;

§  melengkapi personil dengan sumber daya, pelatihan, dan kewenangan yang diperlukan untuk bertindak secara bertanggung jawab;

§  menginspirasikan, menggalakkan, dan mengenali kontribusi dari personil.

c)   Keterlibatan personil     

      Kompetensi, pemberdayaan dan pelibatan personil pada semua tingkatan organisasi laboratorium sangat penting guna meningkatkan kapabilitas organisasi dalam menciptakan dan menyampaikan nilai. Untuk dapat mengelola organisasi secara efektif dan efisien, sangatlah penting menghargai dan melibatkan seluruh personil di semua tingkatan organisasi. Pengakuan, pemberdayaan, serta peningkatan kompetensi akan memfasilitasi keterlibatan personil dalam pencapaian sasaran mutu organisasi. Beberapa manfaat utama keterlibatan personil, adalah:

§  meningkatnya pemahaman akan sasaran mutu organisasi oleh personil dalam organisasi serta meningkatnya motivasi untuk pencapaiannya;

§  melibatkan pelibatan personil dalam kegiatan peningkatan;

§  meningkatnya pengembangan personil, inisiatif, dan kreatifitas;

§  meningkatnya kepuasan personil;

§  meningkatnya kepercayaan dan kolaborasi di keseluruhan organisasi;

§  meningkatnya perhatian untuk berbagi nilai dan budaya di keseluruhan organisasi.

Tindakan yang dilakukan untuk keterlibatan personil, termasuk:

§  mengomunikasikan ke personil untuk mendorong pemahaman pentingnya kontribusi individual mereka;

§  mendorong kolaborasi di seluruh organisasi;

§  memfasilitasi diskusi terbuka serta saling berbagi pengetahuan dan pengalaman;

§  memberdayakan personil untuk menentukan hambatan kinerja serta mengambil inisiatif tanpa rasa takut;

§  mengenali dan mengakui akan kontribusi, pembelajaran, dan peningkatan dari personil;

§  memberi kesempatan evaluasi mandiri kinerja terhadap sasaran personil;

§  melakukan survei penilaian kepuasan personil, mengomunikasikan hasilnya, dan mengambil tindakan yang sesuai

d)   Pendekatan proses

Sehubungan dengan sistem manajemen mutu laboratorium terdiri dari proses yang saling terkait, maka memahami hasil penerapan sistem memungkinkan organisasi mengoptimalkan sistem dan kinerjanya. Hasil yang konsisten dapat diperkirakan tercapai lebih efektif dan efisien bila kegiatan dipahami dan dikelola sebagai proses saling terkait yang berfungsi sebagai sistem koheren. Beberapa manfaat utama pendekatan proses adalah:

§  meningkatkan kemampuan agar fokus pada proses inti dan peluang untuk peningkatan;

§  hasil yang konsisten dan dapat diprediksi melalui sistem yang prosesnya diselaraskan;

§  mengoptimalkan kinerja melalui manajemen proses yang efektif, penggunaan sumber daya yang efisien, serta pengurangan hambatan lintas-fungsi;

§  memberi kesempatan organisasi untuk dapat meyakinkan pihak berkepentingan akan konsistensi, keefektifan dan efisiensi

Tindakan yang dilakukan, meliputi:

§  menetapkan sasaran dari sistem dan proses yang perlu untuk pencapaiannya;

§  menetapkan kewenangan, tanggung jawab, dan akuntabilitas untuk mengelola proses;

§  memahami kemampuan organisasi dan menentukan hambatan sumber daya sebelum melakukannya;

§  menetapkan saling ketergantungan proses dan menganalisa dampak modifikasi untuk proses individual, pada sistem secara keseluruhan;

§  mengelola berbagai proses dan saling keterkaitannya sebagai sistem untuk mencapai sasaran mutu organisasi secara efektif dan efisien;

§  memastikan ketersediaan informasi yang perlu untuk mengoperasikan dan memperbaiki proses, serta untuk memantau, menganalisa, dan mengevaluasi kinerja keseluruhan sistem;

§  mengelola risiko yang dapat mempengaruhi keluaran proses dan hasil keseluruhan sistem manajemen mutu.

e)   Peningkatan

Organisasi yang sukses memiliki  fokus berkelanjutan pada peningkatan. Peningkatan penting bagi organisasi untuk memelihara tingkat kinerja saat ini, dan untuk bereaksi terhadap perubahan kondisi internal dan eksternal, serta menciptakan peluang baru. Beberapa manfaat utama prinsip peningkatan, meliputi:

§  meningkatnya kinerja proses, kapabilitas organisasi, serta kepuasan pelanggan;

§  meningkatnya fokus investigasi dan menentukan akar penyebab diikuti tindakan pencegahan, dan tindakan perbaikan;

§  meningkatnya kemampuan mengantisipasi dan bereaksi pada resiko serta peluang internal dan eksternal;

§  mendorong pertimbangan peningkatan baik secara bertahap maupun terobosan;

§  meningkatnya penggunaan pembelajaran untuk peningkatan;

§  meningkatnya dorongan untuk berinovasi.

Beberapa tindakan yang dilakukan termasuk:

§  mempromosikan penetapan peningkatan sasaran di seluruh tingkatan organisasi;

§  mendidik dan melatih personil di seluruh tingkatan organisasi tentang bagaimana memakai peralatan dasar serta metodologi untuk mencapai peningkatan sasaran;

§  memastikan personil berkompeten untuk mempromosikan serta menyelesaikan proyek peningkatan dengan sukses;

§  membangun dan menyebarkan proses untuk menerapkan proyek peningkatan di seluruh organisasi;

§  menelusuri, meninjau, serta mengaudit perencanaan, penerapan, penyelesaian, dan hasil proyek peningkatan;

§  mengintegrasikan pertimbangan peningkatan ke dalam pengembangan baru atau modifikasi produk dan jasa, serta proses;

§  mengenali dan mengakui peningkatan

 

f)    Pengambilan keputusan berdasarkan bukti

Fakta, bukti, dan analisis data dapat menyebabkan objektifitas dan keyakinan yang lebih besar dalam membuat suatu keputusan. Sehubungan dengan hal tersebut, apapun keputusan yang dibuat oleh organisasi didasarkan pada analisis dan evaluasi data serta informasi yang tersedia sehingga lebih memungkinkan untuk hasil yang diharapkan. Pengambilan keputusan merupakan suatu proses yang kompleks dan melibatkan berbagai sumber masukan. Karena itu, merupakan hal penting untuk memahami hubungan sebab dan akibat serta potensi konsekuensi yang tidak diinginkan. Beberapa manfaat utama dalam pengambilan keputusan berdasarkan bukti, antara lain:

§  meningkatkan proses untuk mengambil keputusan;

§  meningkatkan penilaian kinerja proses dan kemampuan pencapaian sasaran;

§  meningkatkan keefektifan dan efisiensi operasional;

§  meningkatkan kemampuan meninjau, mendebat, dan merubah opini serta keputusan;

§  meningkatkan kemampuan mempertunjukkan keefektifan keputusan yang diambil saat lalu.

Tindakan yang dilakukan untuk pengambilan keputusan berdasarkan bukti, termasuk:

§  menentukan, mengukur, dan meninjau indikator kunci guna menunjukkan kinerja organisasi;

§  membuat semua data yang dibutuhkan tersedia bagi personil yang relevan;

§  memastikan data dan informasi akurasinya mencukupi, dipercaya, dan aman;

§  menganalisis, mengevaluasi data dan informasi menggunakan metode yang tepat;

§  memastikan personil yang kompeten untuk menganalisis dan mengevaluasi data sebagaimana diperlukan;

§  membuat keputusan dan mengambil tindakan berdasarkan bukti, yang diseimbangkan dengan pengalaman serta intuisi.

g)   Manajemen relasi

Dalam rangka mengoptimalkan dampak pihak berkepentingan yang mempengaruhi kinerja organisasi dan untuk mencapai sukses berkelanjutan, maka organisasi harus mengelola hubungan dengan pihak berkepentingan tersebut, seperti pelanggan, regulator, atau penyedia jasa dan perbekalan. Beberapa manfaat utama prinsip manajemen relasi, adalah:

§ meningkatnya kinerja organisasi dan pihak berkepentingan yang relevan dengan menanggapi peluang dan hambatan yang terkait dengan masing-masing pihak berkepentingan;

§ pemahaman bersama diantara pihak berkepentingan akan sasaran dan nilai;

§ meningkatnya kapabilitas menciptakan nilai bagi pihak berkepentingan dengan berbagi sumber daya dan kompetensi, dan mengelola risiko berkaitan dengan mutu;

§ mengelola dengan baik rantai pasokan yang menyediakan aliran pelayanan jasa laboratorium yang stabil.

Tindakan yang dilakukan, mencakup:

§  mengelola hubungan yang baik antara pihak berkepentingan dengan organisasi;

§  menentukan dan membuat proritas relasi dengan pihak berkepentingan yang perlu untuk dikelola;

§  membangun relasi yang dapat menyeimbangkan akan perolehan jangka pendek dengan pertimbangan jangka panjang;

§  mengumpulkan dan membagi informasi, keahlian, serta  sumber daya ke  pihak berkepentingan relevan;

§  mengukur kinerja dan memberikan umpan balik ke pihak berkepentingan relevan, sebagaimana diperlukan, untuk mendorong inisiatif peningkatan;

§  menetapkan kegiatan kerjasama pengembangan dan peningkatan bersama dengan pihak berkepentingan;

§  mendorong dan mengakui peningkatan dan pencapaian yang dilakukan oleh pihak berkepentingan.

Keberhasilan penggunaan prinsip manajemen oleh suatu organisasi laboratorium akan menghasilkan manfaat bagi pihak yang berkepentingan seperti perbaikan kinerja, penciptaan nilai dan peningkatan stabilitas. Hal ini disebabkan pendekatan sistem manajemen mutu mengajak organisasi laboratorium untuk menganalisis persyaratan pelanggan, menetapkan proses yang memberi sumbangan bagi pencapaian produk yaitu data hasil pengujian yang dituangkan dalam sertifikat atau laporan yang diterima pelanggan dan menjaga proses-proses ini terkendali sebagaimana disyaratkan oleh ISO/IEC 17025: 2005. Dengan demikian, sistem manajemen mutu dapat meyakinkan organisasi laboratorium dan pelanggannya bahwa sistem tersebut mampu memberikan data hasil pengujian yang konsisten memenuhi persyaratan hingga mencapai kepuasan pelanggan dan melampaui harapan pelanggan.