Penulisan Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu Laboratorium Lingkungan

Ditulis Oleh : cak war | Anwar Hadi

Untuk memudahkan pengelolaan dan pemutakhiran dokumentasi sistem manajemen mutu laboratorium lingkungan, beberapa hal perlu diperhatikan, antara lain: 

Prinsip umum dokumentasi sistem manajemen mutu

a) gunakan tata bahasa yang baik dan benar serta hendaknya jelas pemakaian kata "harus" atau "disarankan" dalam dokumentasi sistem manajemen mutu;

b)hindari penggunaan bahasa dan kalimat yang menyebabkan timbulnya bias pengertian. Karena itu, gunakan bahasa yang sederhana dan mudah dimengerti serta sedapat mungkin hindari penggunaan kata-kata baru yang belum tentu artinya dapat dimengerti oleh seluruh personil laboratorium;

c) disarankan memakai sistem penjilidan lepas untuk memudahkan penggantian halaman bila ada perubahan, revisi, atau amandemen terhadap dokumentasi sistem manajemen mutu. Semua halaman baru dan revisi harus diberi nomor dan tanggal untuk memudahkan pengendalian setiap halaman. Hal ini perlu diperhatikan karena dokumentasi sistem manajemen mutu bukan merupakan dokumen yang statis, tetapi selalu diperbaruhi disesuaikan dengan kebutuhan laboratorium;

d)  hanya dokumen terbaru yang harus tersedia di lokasi tempat kerja dan digunakan oleh personil yang tepat;

e) bila laboratorium membutuhkan banyak dokumen atau prosedur, maka tidak praktis jika semua dokumen tersebut disajikan dan dimasukkan dalam suatu dokumen tunggal. Karena itu, pembuatan beberapa dokumen terpisah dapat digunakan tetapi semua dokumen tersebut harus saling merujuk kepada dokumen tunggal yaitu panduan mutu;

f) dokumen induk sistem manajemen mutu harus disimpan dan dipelihara oleh personil yang berwenang.

Penulisan dokumentasi sistem manajemen mutu

Penulisan dokumentasi sistem manajemen mutu harus menerapkan kaidah Good Documentation Practice, yaitu:

a) jenis huruf yang biasa digunakan adalah Times New Roman atau Arial dengan ukuran huruf 11 - 14;

b) satu paragraf mencerminkan satu pokok pikiran serta hindarkan penulisan paragraf yang menggunakan kalimat panjang. Disarankan setiap kalimat berisi 15 - 20 kata;

c) setiap paragraf harus diberi identifikasi atau penomoran yang jelas dan gunakan jarak antar paragraf;

d) harus dihindari penggunaan tanda baca, seperti: >, *, -, #, dan lain sebagainya, untuk memudahkan penelusuran balik bila terjadi perubahan;

e) gunakan nama jabatan dalam struktur organisasi dan pencantuman nama orang harus dihindarkan, karena personil dapat pindah kerja, pindah unit, diberhentikan, atau pensiun;

f)  setiap halaman termasuk lampiran, diagram, tabel, dan format harus mempunyai kode atau identifikasi khusus. Hal ini dimaksudkan untuk mengurangi resiko tidak terdeteksinya halaman dokumentasi sistem manajemen mutu. Selain itu, identifikasi tersebut berguna untuk ketertelusuran dokumen, sehingga dapat diketahui apakah dokumen tersebut sudah kedaluwarsa atau revisi terbaru;

g) bagian atau halaman yang sering mengalami revisi atau amandemen sebaiknya diletakkan sebagai lampiran untuk memudahkan penggantian bila terjadi perubahan; dan

h)harus memiliki prosedur pengendalian dokumentasi sistem manajemen mutu yang menjelaskan penanggung jawab, prosedur perubahan, penerbitan kembali, penggantian dokumen, dan lain-lain.

Seluruh dokumentasi sistem manajemen mutu baik dokumen tingkat 1, 2, 3, dan 4 harus didistribusikan kepada personil yang tepat untuk dapat dimengerti dan dipahami serta diterapkan dalam segala aspek kegiatan operasional laboratorium sehari-hari. Karena itu, harus ada ketentuan penggandaan dokumentasi sistem manajemen mutu termasuk yang digunakan secara intern laboratorium. Hal ini dimaksudkan agar dokumentasi sistem manajemen mutu terkendali dan dapat digunakan secara berhasil dan berdaya guna.

Seluruh dokumen resmi hasil penggandaan yang  digunakan dan berlaku untuk penerapan sistem manajemen mutu harus diberi cap atau label bertulisan "Terkendali". Dokumen terkendali adalah dokumen yang dibuat, disahkan, diterapkan dan dikendalikan kemutakhirannya oleh laboratorium. Jika terjadi perubahan terhadap dokumen tersebut, maka petugas pengendali dokumen harus menarik bagian yang diubah dari personil laboratorium yang menerapkannya dan menggantikannya dengan yang mutakhir. Adapun dokumen yang digandakan dan bisa digunakan oleh personil laboratorium atau pihak lain serta bersifat sebagai informasi diberi tanda "Tidak Terkendali", artinya bila ada revisi atau kegiatan lain yang mempengaruhi isi dokumen, maka tidak ada personil laboratorium yang bertanggung jawab terhadap revisi dokumen tersebut.